Les informations sont recopiées
Une demande arrive dans un formulaire, puis ses coordonnées sont ressaisies dans un tableau ou un autre outil. Chaque passage ajoute une manipulation et un risque d’oubli.
LANNILIS · PAYS DES ABERS · FINISTÈRE
Automatisation des tâches pour les professionnels à Lannilis
Moins de ressaisie. Un suivi plus clair.
Vous recopiez les mêmes informations, cherchez où en est une demande ou préparez toujours les mêmes documents ? Abers Digital étudie vos tâches répétitives pour relier vos outils et organiser les étapes utiles.
Un périmètre défini avec vous, sur devis personnalisé.
VOTRE QUOTIDIEN
Les mêmes tâches reviennent.
Votre temps mérite mieux.
Automatiser commence par comprendre votre quotidien, pas par ajouter un logiciel de plus.
Le suivi dépend de votre mémoire
Une pièce manque, une relance est à prévoir, une réponse attend votre accord : les prochaines étapes ne sont pas toujours visibles au même endroit.
Les outils ne se parlent pas
Votre agenda, vos documents et votre suivi client contiennent des éléments utiles, mais les échanges entre eux restent manuels.
LES SOLUTIONS
Gardez vos repères.
Simplifiez les passages répétitifs.
Nous partons d’un processus précis et des outils que vous utilisez déjà. Les connexions possibles sont vérifiées avant de définir la solution.
Centraliser les demandes
Rassembler les informations nécessaires dans un dossier ou un suivi commun, avec les champs utiles à votre activité.
- Éviter les doubles saisies lorsque la connexion le permet
- Repérer les informations manquantes
- Définir une règle pour les doublons
Préparer les documents
Préremplir une trame ou réunir les éléments d’un document à partir de données identifiées. Les calculs, contenus et validations nécessaires sont cadrés avec vous.
Organiser les étapes et rappels
Déclencher une tâche, une notification ou un rappel selon un événement convenu : réception d’une demande, document validé ou échéance définie.
Prévoir les exceptions
Un outil indisponible ou une donnée incomplète ne doit pas devenir un oubli silencieux. Le traitement des erreurs, le suivi et les reprises sont étudiés dans le périmètre.
FONCTIONNALITÉS & BÉNÉFICES
Des règles explicites.
Une organisation plus lisible.
Une information saisie à la source
Le parcours vise à limiter les recopies inutiles et à rendre les informations utiles accessibles aux bonnes étapes.
Des actions traçables
Vous pouvez comprendre ce qui a été traité et ce qui demande une intervention, selon le suivi retenu.
La main sur les décisions
L’envoi d’une réponse, la validation d’un devis ou une action sensible peuvent rester soumis à votre accord.
EXEMPLES ILLUSTRATIFS
Des usages possibles.
À adapter à votre activité.
Ces scénarios sont illustratifs : ils ne décrivent ni des projets clients ni des résultats obtenus.
Artisan : suivre une demande de devis
Découvrez le parcours d’une demande, du formulaire au rappel interne, dans la démonstration de suivi des devis.
Commerçant : organiser les demandes
Les demandes reçues par un canal identifié sont classées selon leur objet. Une notification indique les actions à traiter, sans multiplier les recopies.
Indépendant : préparer un rendez-vous
Les informations recueillies avant un rendez-vous sont réunies dans un dossier. Une liste de points à vérifier aide à préparer l’échange.
NOTRE MÉTHODE
Un besoin défini.
Des étapes partagées.
- 01
Observer le processus
Nous identifions le point de départ, les étapes, les personnes concernées et les informations réellement nécessaires.
- 02
Vérifier les connexions
Les possibilités des logiciels, les accès disponibles et les limites sont examinés avant la proposition.
- 03
Tester un parcours délimité
Un scénario représentatif et ses exceptions sont vérifiés avec des données de test avant validation.
- 04
Mettre en service et transmettre
La prise en main, le suivi et les interventions éventuelles sont définis dans la prestation convenue.
UN INTERLOCUTEUR LOCAL
À Lannilis, proche
de votre activité.
Depuis Lannilis, Abers Digital accompagne les TPE, artisans, commerçants et indépendants du Pays des Abers. À Landéda, Plouguerneau, Plabennec ou dans le secteur de Brest, nous pouvons étudier vos tâches et vos outils. Les modalités d’échange sont adaptées à votre situation dans le Finistère ou à distance.
DÉMONSTRATION ABERS DIGITAL
Exemple concret : automatiser le suivi des demandes de devis
Dans cet exemple fictif, une TPE reçoit ses demandes par le formulaire de son site. Chaque demande entre dans un tableau de suivi et déclenche une tâche pour la personne qui doit y répondre.
Enregistrer la demande
Le formulaire crée une ligne dans le tableau de suivi avec les coordonnées, le besoin exprimé et le statut « Nouvelle demande ».
Confirmer la réception
Le prospect reçoit un accusé de réception. La personne chargée de répondre reçoit une tâche avec un lien vers la demande.
Relancer en interne
Si la demande est encore sans réponse à l’échéance choisie, un rappel est envoyé à la personne qui en assure le suivi.
Valider le devis
L’entreprise prépare le devis, vérifie le prix et le périmètre, puis valide son envoi.
Par quelle tâche commencer ?
Choisissez une tâche fréquente, avec des étapes assez stables et un résultat facile à vérifier. L’analyse permet de déterminer si son automatisation est pertinente ou si une organisation plus simple suffit.
Faut-il remplacer tous mes logiciels ?
Pas nécessairement. Nous examinons d’abord les outils existants et leurs possibilités de connexion. Une intégration dépend des fonctions et accès proposés par chaque logiciel.
Peut-on commencer par une seule automatisation ?
Oui. Un parcours limité peut constituer un projet autonome. Ses évolutions sont ensuite étudiées selon vos priorités et les résultats de son utilisation.
Les messages seront-ils envoyés sans mon accord ?
Les actions automatiques et celles qui nécessitent une validation sont définies au cadrage. Une préparation de réponse peut rester distincte de son envoi.
Que se passe-t-il si un outil ne répond plus ?
Le traitement des erreurs et le mode de reprise font partie des points à définir. Les possibilités de notification, d’historique ou de reprise dépendent de la solution retenue.
Quel budget prévoir ?
Le devis dépend des étapes, des outils à connecter, des règles et des tests nécessaires. Les éventuels abonnements et modalités de suivi doivent être identifiés dans la proposition.
Quelles données seront utilisées ?
Nous identifions les informations nécessaires au parcours et les accès utiles. Les données à exclure, les permissions et les conditions des outils retenus sont examinées avant la mise en service.
VOTRE PROCHAINE ÉTAPE
Quelle tâche aimeriez-vous simplifier ?
Décrivez vos outils, la tâche qui revient et les étapes qui vous prennent du temps. Ce sera notre point de départ.